座長をお願いするとき／引き受ける時に必要な事チェックリスト

学会に参加したら突然座長を頼まれる。
そんな経験ありますよね？

しかし、座長というのが何をするものなのかは学会や研究会によって異なります。
気軽に引き受けてしまい、セッションが始まってからしまった！ という自体になることがありますので、引き受ける方も頼む方もどんな事があるのかは把握しておくとハッピーな座長経験となるはずです。
以下に項目を挙げていきます。

1. 発表時間と質疑応答時間を確認
2. タイムキーパーの有無とやり方を確認
3. 発表者への説明を行うか否か確認
4. 発表タイトルおよび発表者の事前確認
5. 質疑の方式を確認
6. 登壇者登録システムによみがなを入れリストを作る

まず1、発表時間と質疑応答時間です。

基本中の基本ですが、必ず把握しておく必要があります。

自分が発表しない場合は意外と知らない事がありますので、特に突然引き受ける事になった時や、頼む時には気をつけておきましょう。

次に2。タイムキーパーの有無です。学生さんのボランティアが行っている学会、研究会は多いですがそれに慣れてしまうと「え、自分？」という事がたびたびあります。自分でタイムキープをする場合はベルの有無やベルを鳴らす数、カンペの有無なども確認しましょう。なお、タイムキーパーの有無に関わらず発表者にどう時間を知らせるかは予め発表者と打ち合わせしておきましょう。座長を頼む場合はタイムキーパーの有無や方式などを伝えておきましょう。

3については基本的に座長が行うものと思っていますが、司会と座長が別にいる場合などや学生さんのボランティアが担当して下さるケースがあるため、念のため確認しておきましょう。学生さんなどの場合、同じ事を二度聞かされても言い出せない場合などがあり、発表前の貴重な時間を消費させてしまう危険性があります。

4は主に名前の読み間違い対策です。難読名字でない場合でも、例えばタカダとタカタ、タカハシとタカバシなど感じだけではわからないものがあります。ただ、これらは学会の登録情報にないとWebサイトや英語論文を検索するはめになります。6で示したように、運営側は登録情報に読み仮名をふくめたうえでそれを座長や表彰式に活用すると良いです。

5も基本的な情報ですが、マイクをまわすのかまわさないのか、マイクスタンドがどこか、質問をどのように切るかというのは事前に把握しておく必要があります。ボランティアの学生さんがマイクを持って走ってくれる場合、学生さんたちと事前に相談しておきましょう。

なお、以上のような情報をWebサイトに載せておいて簡単に座長が出来るようにしておくと突然座長を依頼する側にまわっても気が楽です。HCIジャンルの方は特に、研究会などでそういったトライをし、うまくいったら共有してください。